УТВЕРЖДЕНО

Приказом председателя

Первомайского районного суда

от «01» октября 2014г. № 63

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе делопроизводства в

Первомайском районном суде

Тамбовской области

Настоящее Положение является руководящим нормативным документов, регламентирующим работу отдела делопроизводства в Первомайском районном суде Тамбовской области.

1. Общие положения.

1.1. Отдел делопроизводства (далее — отдел) является структурным

подразделением Первомайского районного суда (далее - суд), осуществляющим работы по документационному обеспечению деятельности суда, определенные настоящим Положением.

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным конституционным законом от 31.12.1996 № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», другими федеральными законами, указами и распоряжениями Президента и Правительства Российской Федерации, приказами и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, начальника Управления Судебного департамента в Тамбовской области, Инструкциями по судебному делопроизводству, по ведению судебной статистики, иными нормативными документами, приказами председателя суда, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел призван повышать эффективность организационного обеспечения деятельности суда, способствовать укреплению его самостоятельности, независимости судей и не вправе вмешиваться в осуществление правосудия.

1.4. Положение об отделе утверждаются председателем суда.

1.5. Обязанности, права и ответственность работников отдела делопроизводства определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

2. Задачи отдела

2.1. Организация и обеспечение установленной единой системы и порядка ведения делопроизводства, учета и ведения документооборота районного суда.

2.2. Обеспечение соблюдения единых требований к оформлению процессуальных и иных документов.

2.3. Организация оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структуре районного суда.

2.4. Организация и обеспечение судопроизводства по уголовным и гражданским делам, делам об административных правонарушениях, материалам, в том числе по подготовке и проведению судебных заседаний.

2.5. Организация контроля за своевременностью и полнотой исполнения поручений председателя суда, начальника Управления Судебного департамента в Тамбовской области, других учреждений в пределах своих полномочий.

2.6. Ведение финансового обеспечения суда в рамках полномочий отдела.

2.7. Ведение судебной статистики.

3. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Организация, ведение, обеспечение функционирования и совершенствование единой системы документационного обеспечения деятельности суда, формирование и составление номенклатуры дел, и её согласование в установленном порядке, формирование дел и нарядов в соответствии с номенклатурой, регистрация входящей и исходящей корреспонденции с использованием электронных систем регистрации и баз данных документов, хранение бланков, документов, образующихся в процессе деятельности отдела.

3.2. Прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и непроцессуального характера.

3.3. Учет, регистрация, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации.

3.4. Организация работы (прием, учет, распределение, хранение, обеспечение сохранности, контроль движения и иное) с поступившими в отдел гражданскими и уголовными делами и иными материалами, заявлениями, жалобами, представлениями и другими документами, прием телефонограмм.

3.5. Прием, учет, организация хранения вещественных доказательств по уголовным делам, исполнение судебных постановлений в части разрешения вопросов о вещественных доказательствах.

3.6. Организация и ведение делопроизводства по гражданским и уголовным делам, делам об административных правонарушениях, материалам.

3.7. Информирование обратившихся лиц по вопросам, связанным с рассмотрением заявлений, жалоб, гражданских и уголовных дел и иных материалов.

3.8. Осуществление мероприятий по подготовке заявлений, жалоб, представлений, гражданских и уголовных дел и иных материалов к рассмотрению, в том числе направление участвующим в деле лицам копий заявлений, жалоб, представлений и приложенных к ним документов, составление и размещение списков назначенных к рассмотрению судебных дел; извещение участников процесса о времени и месте судебного заседания, рассмотрения дела, заявления, жалобы, представления, а также организация и контроль их направления соответствующим лицам.

3.9. Подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку.

3.10. Проверка и доклад о явке участвующих в деле лиц.

3.11. Обеспечение ведения и оформления протокола судебного заседания.

3.12. Осуществление мероприятий по организации видео-конференц-связи для целей обеспечения участия подсудимого (осужденного) в судебных заседаниях.

3.13. Осуществление мероприятий по организации и использовании комплексов аудиофиксации и протоколирования хода судебных заседаний.

3.14. Контроль за уплатой государственной пошлины и иных сборов.

3.15. Ознакомление участников судопроизводства в установленном порядке с протоколом судебного заседания, материалами дела, в том числе контроль за выдаваемыми для ознакомления делами и иными документами.

3.16. Оформление копий судебных документов и их выдача в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству.

3.17. Оформление рассмотренных дел и иных материалов, организация их направления в суд соответствующей инстанции.

3.18. Обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений.

3.19. Выполнение работ с использованием компьютерной и копировальной техники, необходимой для организации работы суда и обеспечения судебной деятельности (машинописные, брошюровальные работы, сканирование и преобразование документов на бумажных носителях в электронные файлы), а также контроль за их своевременным и качественным выполнением.

3.20. Обеспечение обращения к исполнению судебных актов, в том числе подготовка, регистрация и учет исполнительных листов, выписок, копий судебных документов, их передача или направление по назначению.

3.21. Ведение базы данных автоматизированного судебного делопроизводства в соответствии с регламентом его использования, утвержденным председателем суда.

3.22. Обеспечение полноты и достоверности учетных данных используемых в суде автоматизированных информационных систем, формирование корректной регламентной статистической отчетности на их основе.

3.23. Подготовка, оформление и передача в архив законченных производством дел, а также учетных журналов, картотек и иных документов.

3.24. Организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда, оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением; участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда; отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов.

3.25. Методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений руководства суда;

3.26. Представление информации и взаимодействие со структурными подразделениями аппарата суда по вопросам деятельности отдела.

3.27. Осуществление взаимодействия с иными государственными органами и организациями, а также иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

3.28. Формирование статистической отчетности суда.

3.29. Ведение кассовых операций (получение наличных денежных средств).

3.30. Составление финансовых отчётов, ведения табеля учета рабочего времени.

3.31. Проведение оперативных совещаний при председателе суда.

3.32. Выполнение других функций, вытекающих из компетенции отдела.

4. Руководство отдела

4.1. Отдел делопроизводства в суде возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности председателем суда.

4.2. Начальник отдела в соответствии со своими полномочиями:

4.2.1. Осуществляет руководство деятельностью отдела и распределяет обязанности между работниками отдела.

4.2.2. Осуществляет контроль за исполнением ими служебных обязанностей.

4.2.3. Планирует работу отдела.

4.2.4. Отчитывается перед председателем суда о деятельности отдела.

4.2.6. В установленном порядке ходатайствует перед председателем суда о применении к работникам отдела различных видов поощрений и наложении дисциплинарных взысканий.

4.3.7. Разрабатывает и вносит предложения по совершенствованию деятельности отдела.

4.3.8. Разрабатывает и вносит на утверждение председателю суда проект положения об отделе и должностные регламенты работников отдела.

4.3.9. Осуществляет иные полномочия по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.

5. Права отдела

5.1. В установленном порядке запрашивать и получать информацию, необходимую для реализации задач и функций, возложенных на отдел.

5.2. Получать доступ к информации, касающейся функциональной деятельности отдела.

6. Ответственность отдела

6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения, возложенных на отдел задач и функций несет начальник отдела.

6.2. Степень ответственности сотрудников отдела устанавливается должностными регламентами.

6.3. За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей работники отдела несут ответственность в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о труде и о государственной службе.

7. Заключительные положения

7.1. В настоящее Положение могут быть внесены в установленном порядке изменения и дополнения, не противоречащие задачам и функциям отдела.